Zkroťte finance s přehledem: Průvodce podvojným účetnictvím pro začátečníky

Základní principy podvojného účetnictví

Podvojné účetnictví je vlastně takový chytrý systém, který sleduje každou finanční operaci ze dvou stran. Je to jako když si představíte, že peníze nikdy nemizí, jen se přesouvají z místa na místo. Každý pohyb peněz se proto zapisuje dvakrát - jednou jako přírůstek a jednou jako úbytek. Když třeba zaplatíte fakturu, peníze odejdou z bankovního účtu, ale zároveň se sníží váš dluh vůči dodavateli. Na jedné straně mínus, na druhé plus, vždy stejná částka. Je to jako byste měli dva pohledy na stejnou věc - odkud peníze odcházejí a kam směřují. Díky tomuto principu máte vždycky perfektní přehled o tom, kolik máte majetku a jaké jsou vaše závazky. Všechno musí sedět na korunu přesně, jako když skládáte puzzle.

Hlavní složky účetní evidence

Podvojné účetnictví je vlastně takový finanční deník firmy, kde se každá položka zapisuje dvakrát. Je to propracovaný systém, díky kterému máme dokonalý přehled o tom, jak se peníze v podniku pohybují. Tenhle účetní systém stojí na třech hlavních pilířích - aktivech, pasivech a vlastním kapitálu. Když to vezmeme popořadě, aktiva jsou všechno, co firma vlastní a co jí přináší nebo v budoucnu přinese nějaký užitek. Na druhé straně máme pasiva a vlastní kapitál, které nám říkají, odkud jsme na ta aktiva vzali prostředky. V pasivech najdeme třeba peníze, které dlužíme dodavatelům nebo bance. Vlastní kapitál zase představuje to, co do firmy nalili její majitelé. Nejdůležitější pravidlo, které musíme mít pořád na paměti, je že aktiva se musí rovnat součtu pasiv a vlastního kapitálu. Všechno tohle pak najdeme přehledně uspořádané v účetní rozvaze, která nám ukáže, jak na tom firma v daný moment finančně je.

Vlastnost	Podvojné účetnictví	Daňová evidence
Základní princip	Každá transakce se zaznamená dvakrát (na stranu Má dáti a Dal)	Záznam o příjmech a výdajích
Vhodný pro	Firmy s většími obraty a složitější strukturou	Živnostníky s menšími obraty a jednodušší strukturou
Povinnost auditu	Často ano (závisí na výši obratu a dalších faktorech)	Ne

Účtování o aktivech a pasivech

Když se řekne podvojné účetnictví, každý účetní ví, že jde o systém, kde se každá položka zapisuje dvakrát - na jeden účet jako má dáti a na druhý jako dal. Díky tomu máme vždycky jistotu, že se nám všechno hezky rovná - majetek firmy na jedné straně a zdroje jeho krytí na straně druhé.

V praxi to funguje tak, že si rozdělíme majetek firmy na dvě hlavní skupiny. Do té první patří věci, které firma využívá dlouhodobě - třeba výrobní haly nebo drahé stroje. Do druhé skupiny řadíme věci, které se rychle otočí - typicky třeba zboží na skladě nebo materiál do výroby.

Stejně důležité je vědět, odkud firma peníze na svůj majetek vzala. Buď si je půjčila - třeba od banky nebo dodavatelů, anebo je do firmy vložili její majitelé. První varianta představuje dluhy, které musíme splatit, druhá vlastní kapitál firmy.

Celé kouzlo podvojného účetnictví spočívá v tom, že každý pohyb peněz nebo majetku musíme zachytit ze dvou stran. Když třeba nakoupíme materiál na fakturu, přibude nám na skladě materiál, ale zároveň vznikne dluh vůči dodavateli.

Podvojné účetnictví je jako zrcadlo: ukazuje pravdivý obraz hospodaření, ať už je krásný, nebo ne.

Bořivoj Novotný

Význam rozvahy a výsledovky

Podvojné účetnictví představuje základní pilíř účetní evidence. Pro každou firmu jsou jeho stěžejní výstupy - rozvaha a výsledovka - naprosto nepostradatelné při hodnocení finanční kondice. Rozvaha funguje jako okamžitý snímek, který zachycuje stav majetku, závazků a vlastního jmění k určitému dni. Výsledovka zase sleduje tok peněz dovnitř a ven během vymezeného období, díky čemuž vidíme, jestli firma skutečně vydělává. Bez těchto účetních výkazů by společnosti vlastně nevěděly, na čem jsou a kam směřují. Proto je také banky a investoři vždy požadují, než se rozhodnou do firmy vložit své prostředky. Dá se říct, že rozvaha s výsledovkou jsou pro firmy jako kompas, který je bezpečně naviguje skrz všechna úskalí podnikání.

Typické účetní operace a jejich záznam

Podvojné účetnictví funguje jako přehledný systém, kde se každá koruna objeví hned na dvou místech - jednou jako příjem a jednou jako výdaj. Je to vlastně jako když si vedete domácí rozpočet, ale mnohem důkladněji. Když třeba nakoupíte materiál, musíte to zapsat jak do výdajů, tak do zásob. Stejně tak když prodáte zboží, přijmete fakturu nebo si vezmete půjčku - vždycky se to projeví na dvou místech najednou.

Všechno se samozřejmě musí opírat o pořádné papíry - ať už jsou to faktury, bankovní výpisy nebo účtenky z pokladny. Na každém takovém dokladu najdete všechno podstatné - kdy byl vystaven, kdo komu co prodal nebo koupil, za kolik a s jakou daní. Podle těchto dokladů pak účetní zapíše do knih přesně, co se stalo, kdy se to stalo a kolik to stálo.

Bez pečlivého zapisování každé koruny by bylo účetnictví k ničemu. Proto je tak důležité vést všechny záznamy poctivě a podle pravidel, aby účetnictví dávalo skutečně pravdivý obraz o tom, jak si firma vede.

Software pro vedení účetnictví

Účetní software je dneska všude kolem nás a firmy si bez něj už ani neumí představit svoje fungování. Zvlášť když děláte podvojné účetnictví, musíte si dobře rozmyslet, jaký program vlastně chcete používat. Kvalitní účetní systém vám totiž nabídne spoustu užitečných věcí - od automatického účtování přes spárování plateb až po kompletní přehled o tom, kdo vám dluží a komu dlužíte vy.

Než se ale pro nějaký program rozhodnete, měli byste si pořádně promyslet, co od něj vlastně očekáváte a jak velkou firmu máte. Jiný software bude vyhovovat malé firmě o pár lidech a něco úplně jiného budete potřebovat ve velké společnosti. Taky je fajn, když je program přehledný a někdo vám s ním v případě potřeby poradí. Proto se vyplatí nejdřív mrknout na reference od ostatních uživatelů a porovnat si, co který program umí a za kolik.

Když si vyberete správně, ušetříte si spoustu práce i peněz a budete mít perfektní přehled o tom, jak na tom vaše firma finančně je.

Výhody a nevýhody podvojného účetnictví

Když se bavíme o podvojném účetnictví, jde vlastně o docela chytrý způsob, jak mít přehled o všech penězích ve firmě. Každý pohyb se zapisuje ze dvou stran, což má svoje plusy i mínusy. Je to super v tom, že hned vidíte, odkud kam peníze putují, a když se někde udělá chyba, většinou na ni rychle přijdete. Pro šéfy firem je to neocenitelný nástroj - mají černé na bílém, jak si jejich podnik vede. Banky a investoři taky ocení, že vidí do všech finančních detailů. Jenže není to úplně procházka růžovým sadem. Musíte tomu rozumět a být pečliví jako švýcarské hodinky. Menší firmičky si často říkají, jestli jim tohle účetní žonglování vůbec stojí za ty starosti a peníze navíc.

Povinnost vést účetnictví v ČR

V Česku musí většina firem a podnikatelů ze zákona vést účetnictví. Zákonné předpisy přesně stanoví, kdo a jakým způsobem má účtovat. Když se řekne účetnictví, většina lidí si představí podvojné účetnictví - propracovaný systém, kde se každá položka zapisuje dvakrát na různé účty. Díky tomuto principu debetu a kreditu máme jistotu, že jsou čísla správně a nic nechybí, což je zásadní pro finanční kontrolu i daně. Podvojné účetnictví sice zabere více času a práce, ale dává nám perfektní obrázek o tom, jak si firma finančně stojí. Menší živnostníci to mají jednodušší - mohou si vybrat daňovou evidenci, která není tak složitá. Ať už si ale vyberete podvojné účetnictví nebo daňovou evidenci, bez řádného účtování se v Česku nepodniká. Kdo chce mít úspěšnou a stabilní firmu, musí své účetnictví vést poctivě a precizně.

Užitečné zdroje pro účetní

Účetní profese se v posledních letech výrazně proměnila. Díky moderním technologiím máme k dispozici spoustu užitečných nástrojů, které nám pomáhají zvládat každodenní agendu. Zejména v oblasti podvojného účetnictví se objevuje stále více chytrých řešení, která šetří čas i nervy. Kdo se chce v účetnictví zdokonalit, má dnes na výběr z pestré nabídky vzdělávacích možností. Řada institucí pořádá kvalitní online kurzy účetnictví s certifikací, které vám otevřou dveře k lepším pracovním příležitostem. Zajímavé čtení najdete také v odborných časopisech a publikacích zaměřených na účetní a daňovou problematiku. Dozvíte se v nich o důležitých legislativních změnách i praktických tipech pro vaši práci. Určitě stojí za to zapojit se do některé z profesních organizací sdružujících účetní. Získáte tím nejen přístup k cenným materiálům a akcím, ale poznáte také spoustu zajímavých lidí z oboru.