Zálohová faktura: Kdy ji vystavit a co musí obsahovat?

Co je zálohová faktura

Zálohová faktura je doklad, který slouží k částečné úhradě za zboží nebo služby ještě před jejich dodáním nebo uskutečněním. Je to běžná praxe v mnoha odvětvích, zejména u zakázek s delší dobou plnění nebo u větších projektů. Zálohová faktura se liší od běžné faktury tím, že nezahrnuje celkovou cenu, ale pouze předem dohodnutou částku, tzv. zálohu.

Zálohová faktura musí obsahovat všechny náležitosti daňového dokladu, jako je označení "zálohová faktura", identifikační údaje dodavatele a odběratele, datum vystavení, popis předmětu plnění, výši zálohy a datum splatnosti. Důležité je uvést i variabilní symbol, který pomůže s identifikací platby. Po dodání zboží nebo služby vystaví dodavatel konečnou fakturu, kde zohlední již uhrazenou zálohu. Zálohová faktura je důležitým dokumentem pro obě strany obchodního vztahu. Pro dodavatele představuje jistotu, že odběratel má o jeho služby zájem a je připraven za ně zaplatit. Pro odběratele je zase zárukou, že dodavatel zahájí práce na jeho zakázce.

Kdy se vystavuje

Zálohová faktura se vystavuje v případě, kdy chce dodavatel od odběratele uhradit část ceny zboží nebo služby ještě před jejich dodáním nebo poskytnutím. Typicky se s ní setkáváme u zakázek s delší dobou realizace, u objemných dodávek nebo u služeb, kde je vyžadována platba předem. Zálohová faktura musí obsahovat slovo "zálohová" a splňovat všechny náležitosti daňového dokladu, jako je například datum vystavení, identifikační údaje dodavatele a odběratele, předmět plnění, výši zálohy a datum splatnosti. Je důležité si uvědomit, že zálohová faktura není daňovým dokladem o prodeji, ale pouze o přijetí platby. Daňovým dokladem o prodeji se stává až faktura vyúčtovací, která se vystavuje po dodání zboží nebo poskytnutí služby a na které se záloha odečítá. Typ faktury, zda se jedná o fakturu zálohovou nebo vyúčtovací, je důležitý pro správné zaúčtování a pro daňovou evidenci.

Náležitosti faktury

Zálohová faktura, ačkoliv slouží k úhradě předem, musí obsahovat všechny náležitosti běžné faktury. Mezi ně patří označení "zálohová faktura", aby bylo zřejmé, že se nejedná o standardní daňový doklad. Důležité je uvést rozsah a předmět plnění, za které je záloha požadována. Nesmí chybět datum vystavení, které ovlivňuje splatnost, a pořadové číslo faktury, díky němuž je každý doklad jednoznačně identifikovatelný. Samozřejmostí je identifikace dodavatele a odběratele, včetně jejich daňových identifikačních čísel, pokud jsou plátci DPH. Na zálohové faktuře musí být uvedena výše zálohy, a to jak v českých korunách, tak i v cizí měně, pokud se liší od měny faktury. Důležitou informací je splatnost faktury, která by měla být stanovena s ohledem na obvyklou praxi v daném oboru. Zálohová faktura musí být označena jako "typ faktury: zálohová faktura", aby bylo zřejmé, o jaký typ daňového dokladu se jedná. V případě, že je dodavatel plátcem DPH, musí faktura obsahovat informace o DPH, včetně sazby a výše daně.

DPH u zálohy

Zálohová faktura je běžný nástroj v podnikání, který umožňuje dodavateli požádat o platbu části ceny ještě před dodáním zboží nebo služby. Často se setkáváme s otázkou, jak je to s Základní pravidlo zní, že DPH se u zálohových faktur účtuje vždy, a to i v případě, že konečná faktura bude vystavena až v následujícím období. Existují však i výjimky, například u plateb kartou nebo hotově do 10 000 Kč, kde se DPH na záloze neuplatňuje.

Vlastnost	Zálohová faktura	Faktura
Požadavek na platbu před dodáním zboží/služby	Ano	Ne (obvykle)
Vytváří daňovou povinnost	Ano	Ano
Obsahuje konečnou cenu	Ne vždy	Ano

Důležité je správně identifikovat typ faktury, protože od toho se odvíjí i způsob účtování DPH. Zálohová faktura musí obsahovat všechny náležitosti daňového dokladu, včetně informace o tom, že se jedná o zálohu. Typ faktury by měl být jasně specifikován, například jako "zálohová faktura" nebo "faktura na zálohu". Na konečné faktuře se pak záloha odečítá od celkové ceny a DPH se dopočítává pouze z rozdílu. Pro správné zaúčtování DPH je vhodné konzultovat specifické případy s účetním, aby se předešlo případným problémům s finanční správou.

Platba zálohy

Platba zálohy představuje situaci, kdy odběratel uhradí dodavateli část dohodnuté ceny předem, ještě před uskutečněním dodávky zboží nebo služby. Tento zálohový systém je běžný u objemnějších zakázek nebo v případech, kdy dodavatel potřebuje finanční prostředky na zajištění výroby či nákupu zboží. Zálohová faktura slouží jako doklad o přijetí zálohy a musí obsahovat všechny náležitosti běžné faktury, včetně slova "zálohová faktura" v názvu. Důležitým údajem je i variabilní symbol, který se liší od variabilního symbolu konečné faktury. Po dodání zboží nebo služby vystaví dodavatel konečnou fakturu, ve které zúčtuje přijatou zálohu. Zákazník tak doplatí pouze zbývající částku. Platba zálohy je výhodná pro dodavatele, protože mu poskytuje jistotu a finanční krytí. Pro odběratele může být výhodou případná sleva nebo rychlejší dodání.

Konečná faktura

Konečná faktura představuje vyúčtování dodaného zboží nebo služby. Na rozdíl od zálohové faktury, která slouží k úhradě části ceny předem, konečná faktura zahrnuje celkovou cenu za realizované plnění. Zálohová faktura se obvykle vystavuje před uskutečněním obchodu, zatímco konečná faktura se vystavuje až po jeho dokončení. Konečná faktura musí obsahovat všechny náležitosti daňového dokladu, jako je například datum vystavení, identifikační údaje dodavatele a odběratele, popis dodaného zboží nebo služby, cena bez DPH, sazba DPH a celková cena včetně DPH. Důležité je rozlišovat mezi konečnou fakturou a daňovým dokladem. Zatímco konečná faktura slouží k vyúčtování obchodu, daňový doklad je dokument, který slouží jako doklad pro správce daně. Konečná faktura se stává daňovým dokladem ve chvíli, kdy je na ní uvedena daňová povinnost. Typ faktury, ať už se jedná o fakturu zálohovou, konečnou, nebo opravnou, je důležitý pro správné zaúčtování v účetnictví.

Zálohová faktura je jako slib - dává jistotu, že se obchod uskuteční.

Radomír Dvořák

Archivace a evidence

Zálohové faktury, na rozdíl od běžných faktur, slouží k úhradě předem, ještě před dodáním zboží či služby. Pro jejich evidenci a archivaci platí stejná pravidla jako pro faktury běžné. Důležité je uchovávat je přehledně, ať už v elektronické nebo papírové podobě, po dobu stanovenou zákonem. Na zálohové faktuře musí být jasně vyznačeno, že se jedná o zálohovou fakturu, a mělo by být uvedeno i číslo faktury, která bude vystavena po dodání zboží či služby. To usnadní párování plateb a přehlednost v účetnictví. Typ faktury, tedy zda se jedná o fakturu běžnou či zálohovou, ovlivňuje i způsob evidence v účetním systému. Zálohové faktury se obvykle evidují odděleně a po vystavení konečné faktury se s ní propojí. Správná archivace a evidence faktur, ať už zálohových nebo běžných, je klíčová pro hladký chod firmy a předcházení případným problémům s finančními úřady.